Milano Weeks ECS
EVENT COMMAND SYSTEM
Un Format per la pianificazione, il coordinamento e il monitoraggio dedicato alle Settimane Tematiche Milanesi
IL FORMAT
Milano Weeks ECS
Negli anni Beacon ha messo a punto uno speciale Format di supporto agli organizzatori di medi e grandi eventi. Questa metodologia, derivata dal Crisis Management, nasce per il mondo del soccorso e delle emergenze. Ideale per eventi che coinvolgono un grande numero di attori, questo Format è stato applicato anche alla Stra-Milano, la Caccia Tesoro di ATM e l’arrivo del Papa a Bresso nel 2012.
Beacon ha rielaborato la metodologia per adattarla ad eventi di medie e grandi dimensioni, con particolare riferimento alle settimane tematiche milanesi e alle manifestazioni fieristiche moderne.
Nasce così Milano Weeks Event Command System.
A conferma del giusto connubio tra il Format e gli eventi target vantiamo da cinque anni una collaborazione con Interni Mondadori per FuoriSalone Design Week, nonché una più recente per l’edizione 2020 di Milano Wine Week.
Rationalize
Un solo attore responsabile dell'intera filiera fornitori, un unico centro di costo per il Cliente, una procedura più snella
Time management
Chiara e definita “road map dell’evento” per gestire meglio la cadenza dei tempi di ciascuna fase
perché scegliere il nostro format
Vantaggi per gli Organizzatori
Workload Relief
Un supporto costante dalla pianificazione alla realizzazione dell’evento, pensato per consentire al Project Manager e al suo Team di focalizzarsi sulle proprie tasks.
Data Driven Approach
Possibilità di raccogliere, gestire e interpretare i dati raccolti anche in vista di successive edizioni dell’evento
Procedure sharing
Totale condivisione delle varie procedure organizzative e operative
Expertise
Esperienza consolidata nella gestione di medi e grandi eventi
UNA STRUTTURA CONFIGURABILE
I moduli del Format
Ogni Evento e ogni Team sono unici. Per questo, Milano Weeks ECS ha una struttura flessibile, modulare e interdisciplinare, i cui moduli sono personalizzabili e configurabili liberamente a seconda delle esigenze degli Organizzatori.
Sala Operativa
Viene istituita una struttura temporanea con lo scopo di attuare le procedure operative definite, disciplinare il flusso delle informazioni tra i soggetti coinvolti e attuare interventi gestiti in base a strategie e priorità identificate
- Centro di controllo: riceve e gestisce feedback da tutte le parti coinvolte
- Responsabile di tutte le procedure condivise
- Produce reportistica in itinere ed ex-post
- Scalabilità: personale e funzioni variabili a seconda delle esigenze
Tecnologia e Digitale
Adottiamo soluzioni tecnologiche su misura per migliorare la performance dell’Evento
- Creazione ad-hoc di moduli di registrazione, inviti, landing pages
- Raccolta e ordinamento dati
- Integrazione degli eventi in ambienti digitali
- Digital Expo, web conference, eventi in live streaming, formazione a distanza per operatori, realtà aumentata, eventi ibridi (online + presenza)
- Virtual-tours di locations fisiche (showrooms, laboratori, ateliers…)
- Tailored made videos (realizzazione e montaggio)
Logistica e Distribuzione
Implementazione e gestione di una logistic chain per i materiali dell’evento
- Hub logistico con personale dedicato
- Creazione di kit per la distribuzione (picking)
- Definizione del piano logistico
- Distribuzione to the door
- Consegne su richiesta anche durante l’evento (refill)
- Monitoraggio consegne in tempo “quasi reale”
- Monitoraggio magazzino dedicato (scorte dell'evento)
Grafica e Stampa
Grazie alla partnership operativa con una delle aziende italiane leader nel settore, il nostro ufficio grafico è in grado di fornire ogni tipo di soluzione
- Progetto grafico in affiancamento all'Art Director
- Realizzazione impaginato o layout di guide, cataloghi, leaflets, cartelloni, mappe, banner e bandiere…
- Prove colore su supporto definito
- Stampa di elaborati / articoli promozionali o di visibilità
- Realizzazione shooting fotografici
Personale a supporto
Forniamo personale selezionato e formato anche in base alle ultime normative in materia di igiene e sicurezza
- Hostess, stewards, interpreti, drivers,...
- Volantinaggio e distribuzione materiali sul territorio con relative pratiche comunali
- District supervisors per il monitoraggio dei distretti / zone tematiche
Monitoraggio Live
Controllo integrato per osservare, monitorare e rispondere prontamente alle situazioni rilevate
- Mappe geolocalizzate e costantemente aggiornate
- Squadre di monitoraggio sul territorio
- Tracciamento costante dei flussi richiesti (distribuzione, eventi, afflusso,...)
- Canali di comunicazione dedicati e attivi h24
"Siamo un team perfetto !!!"
"Mai più senza la Sala Operativa !"
"Siete stati MITICI !!"
"Grazie mille per lo splendido lavoro che siete riusciti a svolgere in modo egregio"
A partire dal 2015 Milano Weeks ECS è frutto di una partnership operativa con NextEvent Milano
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Contatti
A Vostra disposizione per studiare la giusta soluzione alle Vs esigenze
Indirizzo
- Piazza della Repubblica 19, 20124 Milano
- Via Mac Mahon 78, 20155 Milano
- PI: 10132240960
Contatti
- +39 02 8707 0816
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